Czym skutkują błędy w fakturze VAT? - PrzepisNaBiznes.pl - Franczyza, pomysły na biznes, biznes plan

Czym skutkują błędy w fakturze VAT?

Czym skutkują błędy w FA VAT?
fot. Fotolia.com

Chociaż ustawa o podatku od towarów i usług obowiązuje już kilka lat, to wciąż jednak faktury VAT wystawiane przez podatników zawierają liczne błędy. Przedstawiamy, jakie pomyłki mogą się najczęściej znaleźć w fakturach VAT, a także wskazujemy skutki, jakie one wywołują.

Faktura VAT to dokument, który spędza sen z powiek przedsiębiorcom i księgowym. Jeszcze kilka lat temu najdrobniejszy błąd w fakturze stwarzał ryzyko utraty prawa wynikającego z niej VAT naliczonego. Wprawdzie od tego czasu stosunek aparatu skarbowego do faktur bardzo się zmienił (zmieniły się także przepisy), ale w dalszym ciągu faktura jest w większości przypadków jedynym sposobem wykazania, że przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Pomijając import towarów oraz sytuacje, w których nabywca sam rozlicza VAT (m.in. import usług i wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów), faktura VAT otrzymana od dostawcy jest jedynym dowodem na to, że przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Nie można dowodu tego zastąpić żadnym innym dokumentem.

Wystawca faktury, czyli zazwyczaj ten, kto dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług, jest obciążony podatkiem należnym niezależnie od tego, czy wystawi fakturę i czy będzie ona prawidłowa. Nawet jeżeli przepisy szczególne uzależniają powstanie obowiązku podatkowego od wystawienia faktury, to jednocześnie wskazują termin, po upływie którego obowiązek podatkowy powstaje pomimo jej niewystawienia. Mimo to wystawcy faktury także powinno zależeć na unikaniu błędów przy wystawianiu faktur. Pomijając fakt, że nieprawidłowo wystawiona faktura stwarza problem dla klienta i podważa wiarygodność wystawcy, może ona także sprowadzić na wystawcę odpowiedzialność karną skarbową za nierzetelne wystawianie faktury (art. 62 § 2 kks). Każda strona transakcji ma zatem interes w tym, aby faktury dokumentujące tę transakcję były prawidłowe. Jeżeli już zdarzy się popełnienie błędu, każdej stronie powinno zależeć na jego jak najszybszym usunięciu.

 

Skutki błędów w fakturze u wystawcy

Skutki błędów w fakturze zależą od rodzaju błędu. Jedną z konsekwencji dla wystawcy z powodu błędu w fakturze może być tzw. nierzetelność, która oznacza niezgodność z rzeczywistością. Faktura jest nierzetelna wtedy, gdy m.in. wynika z niej inny rodzaj lub ilość towaru niż rzeczywiście przekazane, cena inna niż uzgodniona, inna data wystawienia niż rzeczywista. Ale trzeba pamiętać, że nie w każdym z powyższych przypadków mamy do czynienia z przestępstwem.

Przykład:

Firma otrzymała zamówienie na 1000 kg surowca i wysłała do odbiorcy własnym transportem taką właśnie ilość wraz z fakturą. Po drodze jednak zdarzył się wypadek, w wyniku którego 500 kg surowca uległo zniszczeniu. Odbiorca otrzyma więc 500 kg i fakturę dokumentującą dostawę 1000 kg. Faktura jest więc nierzetelna (niezgodna z rzeczywistością), ale właściciele firmy nie będą oskarżeni o przestępstwo, ponieważ niezgodność z rzeczywistością powstała już po wystawieniu dokumentu. Nie można więc powiedzieć że wystawiono dokument nierzetelny.

Obowiązek skorygowania faktury lub zaakceptowania noty korygującej wystawionej przez odbiorcę wynika wprawdzie z przepisów o VAT, ale w praktyce czasem trudno odbiorcy faktury przekonać wystawcę, aby ten sporządził fakturę korygującą lub potwierdził notę.

Niewystawienie faktury korygującej jest obwarowane sankcją. Jeżeli powstała okoliczność, która wymaga skorygowania faktury (a zawsze tak jest, gdy faktura – nawet bez winy firmy – jest niezgodna z rzeczywistością), na firmie ciąży obowiązek wystawienia faktury korygującej. Niewykonanie tego obowiązku jest takim samym przestępstwem jak niewystawienie faktury w ogóle (art. 62 § 1 kks).

Z kolei niepotwierdzenie przez firmę noty korygującej, o ile była ona zgodna z rzeczywistością, stwarza dla firmy niejasną sytuację, w której odbiorca faktury skutecznie poprawił błąd w wystawionej fakturze, ale ta poprawka jest przez wystawce kwestionowana, tzn. firma uznaje, że w stosunku do niej jest ona nieskuteczna. Przepisy nie wyjaśniają, jaki skutek dla firmy wywołuje taka niepotwierdzona nota.

Skutki błędów w fakturze u odbiorcy

Podobnie jak wystawca faktury odpowiada za wystawienie dokumentu nieprawdziwego, odbiorca odpowiada za posługiwanie się takim dokumentem.

Przykład:

Wróćmy do poprzedniego przykładu, w którym nabywca otrzymał 500 kg. Jak wspomnieliśmy, wystawca nie będzie odpowiadał za wystawienie nierzetelnej faktury, ponieważ była ona nierzetelna w momencie jej wystawienia. Odbiorca nie może jednak się taką fakturą posłużyć (uwzględnić w rejestrze VAT), ponieważ w momencie, w którym miałby to zrobić, faktura jest nierzetelna (niezgodna z rzeczywistością). Powinien oczekiwać od wystawcy (w miarę potrzeby ponaglić go) wystawienia faktury korygującej.

W przypadku odliczenia takiego podatku na odbiorcy może ciążyć zaległość podatkowa, odsetki za zwłokę oraz dodatkowe zobowiązanie podatkowe (sankcja). Jest to najbardziej dotkliwy skutek otrzymania przez odbiorcę faktury obciążonej błędami, o ile przepisy przewidują taki skutek w wyniku wystąpienia określonych błędów.

Odbiorcy faktur, w każdym przypadku, w którym stwierdzą konieczność poprawienia jakiejkolwiek pozycji faktury, z wyjątkiem pozycji „ilościowych”, mogą to zrobić sami, poprzez wystawienie noty korygującej (§ 18 rptu2).

Pozycje, których nie można poprawiać notą, to:

  • jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
  • cena jednostkowa netto,
  • wartość sprzedaży netto,
  • stawki VAT,
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT i zwolnione od VAT praz niepodlegające VAT,
  • kwota VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • wartość sprzedaży brutto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek VAT lub zwolnione, lub niepodlegające VAT,
  • kwota należności ogółem wraz z należnym VAT, wyrażona cyframi i słownie.

 

Wszystkie dane, w tym nazwę towaru lub usługi, symbol PKWiU, datę sprzedaży, dane wystawcy i nabywcy, można poprawiać (i uzupełniać) notą korygującą.

Wystawienie noty skutkuje tym, że faktura przestaje być nierzetelna, ponieważ za pomocą noty doprowadza się do jej zgodności z prawdą. Oczywiście nota korygująca także podlega ocenie z punktu widzenia rzetelności. „Poprawiając” fakturę poprzez wystawienie noty korygującej zawierającej nieprawdziwe dane, także popełnia się przestępstwo. Nota korygująca powinna być przesłana wystawcy faktury, aby ten potwierdził ją swoim podpisem, „jeżeli akceptuje treść noty”. Przepisy nie przewidują, co się stanie, gdy wystawca nie potwierdzi noty podpisem. Należy więc przyjąć, że – przynajmniej z punktu widzenia odbiorcy (wystawcy noty) – brak akceptacji noty przez wystawcę nie ma żadnych skutków – odbiorca dalej może uznawać, że skutecznie poprawił otrzymaną fakturę VAT za pomocą noty.

Może się też zdarzyć sytuacja, w której wystawca przysyła fakturę korygującą, ale jej odbiorcy nie chcą się zgodzić z korektą i nie podpisują kopii korekty. Warto pamiętać, że nie podpisując czy odsyłając bez podpisu kopię faktury korygującej, nie osiąga się żadnego skutku. Z punktu widzenia wystawcy wystarcza, że posiada on potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez firmę, będącą jej odbiorcą. Taka korekta jest dla niego skuteczna. Żadne protesty ze strony odbiorcy w formie odmowy podpisu faktury nie mają dla niego żadnego znaczenia.

Przepisy o VAT nie przewidują zwrotu faktur przez ich odbiorcę. Przyjęło się, że odbiorcy w ten sposób wyrażają swój protest, jeżeli nie zgadzają się z treścią faktury. Trzeba przyznać, że jest to chyba najgorszy z możliwych sposobów wyrażenia dezaprobaty dla działań wystawcy. Wystawca, któremu zwraca się fakturę, nie ma obowiązku podejmowania jakichkolwiek działań. W szczególności nie musi podejmować dalszych prób doręczenia faktury odbiorcy. W żadnym wypadku taki zwrot faktury nie odbiera wystawcy prawa do skorygowania wynikającego z niej VAT należnego. Przepisy wymagają od wystawcy posiadania potwierdzenia jej treści przez odbiorcę. Jeżeli więc nawet odbiorca wyraźnie daje do zrozumienia, że nie akceptuje korekty, dla wystawcy istotne znaczenie ma jedynie to, że ją odebrał.

Jeśli odbiorca chce skutecznie sprzeciwić się wystawieniu faktury korygującej, może to zrobić tylko poprzez przekonanie wystawcy, że wystawił ją bezzasadnie, i nakłonienie go, by cofnął skutki faktury korygującej. Zwrot faktury bynajmniej nie zmienia sytuacji odbiorcy w stosunku do momentu otrzymania tej faktury. W przypadku, gdy np. firma otrzymała fakturę korygującą, która obniża jej podatek naliczony, jej zwrot niczego nie zmienia i tak trzeba dokonać obniżenia VAT naliczonego.

Odesłanie faktury jest najczęściej sposobem na wyrażenie stanowiska, że z jakichś przyczyn firma nie zgadza się z jej treścią. Są na to jednak lepsze sposoby: można po prostu wysłać wystawcy oświadczenie, w którym przedstawione zostanie jej stanowisko. Nieodesłanie faktury bynajmniej nie jest równoznaczne z tym, że akceptuje sie jej treść. Zawsze istnieje możliwość dowodzenia, że faktura korygująca jest nieprawidłowa. To nie faktura decyduje bowiem o Waszych prawach i obowiązkach wobec dostawcy. Decydująca jest tutaj umowa.

 

Autor: Piotr Karwat

Źródło: VAT w praktyce, www.vatwpraktyce.pl

 

Wniosek urlopowy