Przedsiębiorca z krwi i kości, prawdziwy innowator, orędownik klientów i niestrudzony poszukiwacz zysków/okazji z niesmakiem patrzy na wszystkie te świstki i papierki. „To nie jest prawdziwa praca” — można by usłyszeć jego myśli. „To zwykła strata czasu”. Prawda? Nieprawda. W ten właśnie sposób przedsiębiorcy sami kopią sobie biznesowy grób.

Na szczęście przedsiębiorcy nie muszą się zajmować papierami osobiście. Mogą to zlecić odpowiednim pracownikom — dyrektorowi biura, kierownikowi kadr. Przedsiębiorcy muszą jednak posiadać ogólne pojęcie o tym jakich papierów potrzebują i co w nich powinno się znaleźć.

Niezależnie od osobistych uczuć, jakie przedsiębiorcy żywią do papierologii, rzetelnie prowadzona dokumentacja jest jednym z kryteriów sukcesu. Dokumentacja organizacyjna to skuteczne narzędzie zarządzania w przypadku np. gdy przewaga konkurencyjna firmy polega na szkoleniu niewykwalifikowanych pracowników. Wyobraź sobie, że McDonald’s nie ma dokumentacji odnośnie przygotowywania kanapek. W każdym z barów procedura mogłaby być nieco inna. Automatycznie smak byłby nieco inny. I wtedy załamuje się cały model McDonald’s, który jest oparty na powtarzalności i bezpieczeństwie zamówienia — niezależnie od lokalu, smak jest ten sam, ten sam bezpieczny. Podobnie w przypadku gdy firma posiada wysoce specjalistyczne know-how — bez dobrej dokumentacji szkoleniowej i wdrożeniowej nie ma szans, aby pracownicy osiągnęli wymagany poziom jakości produkcji lub obsługi klientów.

Poniższe zasady należy traktować jako zbiór wytycznych w zakresie opracowania dokumentacji organizacyjnej, która jest metodologicznie poprawna.

Zbiór dokumentów organizacyjnych można podzielić na cztery zasadnicze części:

• część I dotyczy ogólnej organizacji danego przedsiębiorstwa i zawiera takie dokumenty jak: statut, regulamin organizacyjny, schemat organizacyjny, zakres działania podstawowych komórek organizacyjnych;
• część II dotyczy organizacji komórek danego przedsiębiorstwa i obejmuje wewnętrzny schemat organizacyjny komórki, wykaz etatów i wymaganych kwalifikacji, podział zadań między pracowników, tzw. stanowiskowe karty służb, instrukcje wykonywania powtarzalnych działań, wykaz wystawianych druków wypełnianych i przechowywanych w danej komórce wraz z instrukcją przebiegu operacji na nich wykonywanych;
• część III zawiera dane o systemie informacyjnym instytucji, tj. występujących drogach przebiegu informacji, formach i miejscach powstania, przetwarzania, gromadzenia i przechowywania informacji zawartych w dokumentach formalnych;
• część IV zawiera zbiór zarządzeń danego przedsiębiorstwa regulujących organizację i tok pracy instytucji.

A teraz charakterystyka poszczególnych dokumentów — wystarczająco szczegółowa dla potrzeb przedsiębiorcy, który nie lubi papierów.

Statut

Statut jest najbardziej ogólnym dokumentem firmy. Stanowi on formalną podstawę istnienia i funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wpis statutu do rejestru spółek handlowych jest warunkiem uzyskania osobowości prawnej przez jednostkę gospodarczą. Statut powinien zawierać najważniejsze wskazania dotyczące organizacji takie jak:

• forma organizacyjno-prawna, siedziba organizacji, przedmiot działania oraz czas trwania (jeżeli jest ograniczony),
• wysokość kapitału akcyjnego i sposób jego zebrania, nominalna wartość akcji i ich liczba ze wskazaniem, czy akcje są imienne czy na okaziciela,
• liczba akcji poszczególnych rodzajów i przywiązane do nich uprawnienia, jeżeli mają być wprowadzone akcje różnych rodzajów,
• imiona i nazwiska (firma) oraz adres (siedziba) założycieli,
• organizacja władz zarządzających i nadzorczych,
• liczba rodzajów tytułów uczestnictwa w dochodach lub w podziale majątku spółki oraz przywiązywanych do nich praw,
• wszelkie związane z akcjami obowiązki do świadczeń na rzecz spółki,
• warunki i sposób umorzenia akcji,
• ogólna charakterystyka struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, podstawowe organy, pełnomocnicy, nazwy podstawowych jednostek organizacyjnych,
• zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności głównych stanowisk kierowniczych,
• wykaz aktów normatywnych regulujących działalność przedsiębiorstwa.

Statut stanowi punkt wyjścia do opracowywania następnych, bardziej szczegółowych dokumentów formalizujących strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.

Regulamin organizacyjny

Regulamin ten to zbiór norm, instrukcji i procedur określających stan prawny i przepisy regulujące zakres zadań (obowiązków), uprawnień i odpowiedzialności. Najczęściej regulamin organizacyjny zawiera następujące elementy: część ogólną ze statutu, zasady zarządzania, opis rozczłonkowania przedsiębiorstwa i schemat organizacyjny, rejestry zadań podstawowych stanowisk kierowniczych oraz jednostek i komórek organizacyjnych, wykaz ramowych instrukcji organizacyjnych, zasady modyfikacji i doskonalenia przepisów zawartych w regulaminie. W praktyce organizatorskiej występuje także regulamin działania zawierający opis zasad postępowania przy realizacji określonych zadań.

Szczególnym regulaminem tego typu jest regulamin pracy. Ustala on organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, wynikające ze stosunku pracy. Najczęściej regulamin ten określa: organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia, materiały, odzież roboczą i środki ochrony, system i rozkład czasu pracy, sposób wprowadzania i terminy dodatkowych dni wolnych od pracy, przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia, obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, system kar z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Schemat struktury organizacyjnej

Jest to graficzny obraz struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa wskazujący realizatorów głównych funkcji i ich miejsce w przedsiębiorstwie jako całości. Schemat ten przedstawia przede wszystkim rodzaje komórek i jednostek organizacyjnych wyższego stopnia, ich układ hierarchiczny oraz wynikające stąd powiązania służbowe (liniowe, hierarchiczne). Na podstawie schematu organizacyjnego można się zorientować o miejscu stanowiska lub jednostki organizacyjnej w hierarchii organizacyjnej, a także o powiązaniach służbowych z innymi jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa. Z nazwy każdej jednostki organizacyjnej uwidocznionej na schemacie można wnioskować o podstawowej funkcji (zadaniach), jakie ma ona do spełnienia w przedsiębiorstwie.

Karta zadań jednostki/komórki organizacyjnej

Jest to dokument, który zawiera szczegółowe wykazy zadań poszczególnych członów organizacyjnych. Powinna ona bardzo wyraźnie korespondować z regulaminem organizacyjnym, stanowiąc jego uzupełnienie i uszczegółowienie. Często karta zadań komórki określa również: przedmiot i zakres powiązań z innymi członami, środki stojące do dyspozycji przy realizacji zadań, zasady organizacji pracy wewnątrz jednostki lub komórki. Zakres czynności (karta zadań, karta funkcji) podaje szczegółowe rejestry zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk organizacyjnych. W praktyce organizatorskiej stosowane są karty zadań stanowisk pracy i karty zadań stanowisk kierowniczych. Karty te często określają również: stosunki z innymi stanowiskami (przedmiot i zakres), środki stojące do dyspozycji przy realizacji zadań, wymagane kwalifikacje.

Instrukcja organizacyjna

Jest to oparty na logice i doświadczeniu przepis podający sposób realizacji określonych zadań. Porządkuje i reguluje przebieg typowych procesów i procedur działania w poszczególnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa w określonych sytuacjach organizacyjnych. Do typowych zagadnień regulowanych instrukcjami organizacyjnymi zalicza się: zasady sporządzania i obieg dokumentów, planowanie wewnątrzzakładowe, przebieg procesów podstawowych i pomocniczo-obsługowych, gospodarowanie składnikami majątku (środki trwałe, surowce, materiały), tryb postępowania w wyjątkowych sytuacjach (pożar, wypadek, awaria).

Zarządzenie

Zarządzenie to normatywny akt prawny wydany przez upoważniony na podstawie delegacji zawartej w ustawie organ administracji państwowej. W praktyce przedsiębiorstw zarządzenia są aktami o charakterze normatywno-wykonawczym, o ciągłej mocy obowiązywania. Normują one zasadnicze zagadnienia dotyczące organizacji i funkcjonowania przedsiębiorstwa; mogą wprowadzać w życie inne dokumenty organizacyjne.

Polecenie służbowe

Jest to akt prawny obowiązujący w sferze wewnętrznej administracji, kierowany przez organ nadrzędny do jednostek podległych lub przez zwierzchnika służbowego do podległych pracowników. W praktyce polecenia służbowe regulują jednorazowe, doraźne lub okresowe zadania o charakterze operatywnym określonych wykonawców.

Okólnik wewnętrzny

Jest to ogólny akt organów administracji. Wiąże on organy podległe i pracowników. Nie jest wiążący w sytuacji, gdy przepisy ustaw i aktów wykonawczych stwarzają korzystniejszą sytuację prawną. Okólnik (pismo okólne) podaje określone informacje wskazanej w treści grupie adresatów. Ma on charakter zalecający, w przeciwieństwie do poleceń i instrukcji, które mają charakter wiążący.

Więcej przydatnych informacji o zarządzaniu wiedzą w firmie, a także metodologię, wyniki oraz wnioski z kompleksowego badania potencjału wiedzy i zdolności uczenia się przeprowadzonego w polskich firmach znajdziesz w książce „Doskonalenie struktur organizacyjnych przedsiębiorstw w gospodarce opartej na wiedzy” pod redakcją naukową Adama Stabryły (Wydawnictwo C.H. Beck, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.ksiegarnia.beck.pl — wejdź na tę stronę i wpisz w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.