Przygotuj się

Negocjując od przypadku do przypadku, nigdy nie osiągniemy dobrych rezultatów. Im wyższa jest ranga negocjacji, tym większą rolę odgrywa przygotowanie. Jeżeli nie będziemy dobrze przygotowani, podczas gdy druga strona dobrze wypełni to zadanie, z miejsca znajdziemy się na przegranej pozycji. Sprawi to, że poczujemy się słabymi amatorami i — jeśli mam być szczery — będzie to bolesną prawdą. Brak przygotowania prawie zawsze powoduje straty.

W fazie przygotowań musimy zadać sobie pytania dotyczące drugiej strony. Powinniśmy rozsądzić, co jest, a co nie jest istotne z punktu widzenia oponenta:

• Jakie czynniki mają wpływ na podjęcie przez niego decyzji?

• W jakich obszarach będzie dążył do negocjacji?

• Jaka kombinacja parametrów może okazać się najistotniejsza: koszt, cena, ilość, warunki dostaw, wyłączność, kredytowanie, stosunki własnościowe, szkolenie, zaufanie, usługi posprzedażowe, koszty utrzymania, gwarancja, termin wygaśnięcia umowy?

Poszukujmy preferencji, potrzeb, przeszkód, możliwości i problemów. W przypadku każdej z tych pięciu kategorii zadajmy sobie pytanie, w jaki sposób można te kwestie odnieść do przebiegu negocjacji.

Kolejnym zadaniem jest zdefiniowanie naszego stanowiska. Jaki jest nasz cel? Jaki poziom ceny chcemy osiągnąć? Dobrzy negocjatorzy dążą do osiągnięcia celu optymalnego, który jednocześnie gwarantuje obustronną wygraną. Mają także obmyślony najgorszy scenariusz, który określa najmniej korzystne, możliwe do zaakceptowania poziomy poszczególnych parametrów, poniżej których nie wolno schodzić.

Musimy określić, w jakich obszarach możemy być elastyczni. Musimy upewnić się, że znamy koszt zastosowania absolutnie wszystkich narzędzi, po które możemy sięgnąć podczas negocjacji, na przykład: koszt zaakceptowania proponowanej ceny, koszt zmiany warunków płatności czy zmiany w organizacji dostaw. Reasumując: chodzi o koszty przyjęcia przez nas każdej proponowanej zmiany, a z drugiej strony koszty każdej wysuwanej przez nas propozycji.

Po dokonaniu takiej wyceny dobrzy negocjatorzy opracowują swoje stanowisko w kwestii targowania się i ustępstw. Skuteczny negocjator potrafi odnajdywać wspólny grunt i rozpoznawać potrzeby długofalowe, co znakomicie poszerza możliwą liczbę kombinacji.

Podsumowując nasze przygotowania, zaznaczam, że efektywność negocjacji zależy od precyzyjnego zdefiniowania w tej fazie procesu negocjacyjnego następujących obszarów:

• wyjściowa pozycja i stanowisko drugiej strony,

• sposób, w jaki będziemy się starali odciągać partnera od jego pozycji wyjściowej w kierunku naszych oczekiwań,

• istotne z punktu widzenia partnera problemy, przeszkody, szanse, potrzeby i preferencje,

• nasze optymalne i najmniej korzystne, możliwe do zaakceptowania poziomy parametrów,

• koszty wszystkich możliwych do zaproponowania przez nas zmian i ich korzyści dla partnera.

• ustępstwa, które mogą być zaproponowane przez partnera i sposób, w jaki możemy przedstawić je jako mało istotne czy bezwartościowe.