Sporządzamy wykaz informacji, które zawrzemy w liście, i na tej podstawie przygotowujemy pierwszy szkic pisma. Później popracujemy nad jego wyglądem, układem, formatem i stylem. Gdy będziemy dysponować ostateczną wersją pisma, wyślemy ją.

Stworzenie poprawnego wyglądu

Powinniśmy rozważyć, jak ma wyglądać pismo, gdy wysyłamy je do klienta, dostawcy, pracownika lub kogokolwiek innego. Oczywiście, gdy pracujemy w dużej firmie, możemy nie mieć żadnego wpływu na wygląd listu — najczęściej po prostu jego treść dyktujemy, na gotowym wydruku składamy podpis i to wszystko. Jeśli jednak mamy wybór, powinniśmy z pewną dbałością wybrać koperty i papier, zastanowić się, jak tekst powinien wyglądać, a nawet utrzymywać zapas pocztówek przydatnych przy specjalnych okazjach. Wszystko to ma wpływ na sposób, w jaki odbiorca reaguje na list.

Koperty

Powinniśmy wybrać koperty najwyższej jakości, które tworzą profesjonalny wizerunek. Biały, kremowy i inne dyskretne kolory wzmacniają taki wizerunek i pomagają odróżnić nasze pismo od pism wysyłanych w standardowych szarych kopertach. Imię i nazwisko odbiorcy, jego stanowisko, adres i kod pocztowy należy nadrukować lub wypisać na maszynie w jej dolnym prawym rogu. Jeśli posiadamy pieczątkę firmową z nazwą firmy, logo lub sloganem reklamowym, ostemplujmy kopertę w lewym górnym rogu.

Papier

Do pisania dłuższych listów handlowych najlepszy jest papier formatu A4 (297 × 210 cm). Papier w formacie o połowę mniejszym (A5) nadaje się na listy krótsze i notatki osobiste, w których składamy podziękowania, wyrazy współczucia, kondolencje itp. Upewnijmy się, że formaty papieru i koperty są do siebie dopasowane — używajmy mniejszych kopert dla papieru formatu A5. Wywiera to spójne wrażenie na odbiorcy pisma. Arkusz A4 należy złożyć w poprzek na trzy równe części. Jest to lepsze niż złożenie go na połowę, a potem jeszcze raz na pół. Dzięki temu list będzie mniej pomięty, a przez to atrakcyjniejszy i łatwiejszy do przeczytania po wyjęciu z koperty.

Tekst

Większość formalnych pism należy wysłać w postaci drukowanej, szczególnie jeśli reprezentujemy firmę, zamawiając towary, wyrażając troskę o klienta itp. Jednakże list odręczny jest lepszy, gdy piszemy we własnym imieniu lub załatwiamy w imieniu firmy delikatną kwestię — na przykład składając kondolencje z powodu śmierci partnera.

Pocztówki

Użyteczne jest trzymanie zapasu pocztówek z krajobrazami, kwiatami lub innymi neutralnymi elementami. Pojawiają się okazje, kiedy musimy komuś podziękować, złożyć gratulacje, wyrazić współczucie lub przekazać kondolencje. Wtedy ładna kartka z dostosowaną do okazji wiadomością jest często stosowniejszym rozwiązaniem niż pismo formalne.

Dobór odpowiedniego układu

Informacje zamieszczane w liście powinny być uporządkowane w profesjonalny sposób — chyba że są to informacje natury osobistej, kiedy to poniższe wskazówki mogą być traktowane w mniej restrykcyjny sposób. Ogólnie rzecz biorąc, elementy pisma handlowego układane są zazwyczaj w takiej samej kolejności.

Nagłówek firmowy

Nagłówek na papierze firmowym powinien znajdować się w górnej części, zarówno po lewej stronie, jak i pośrodku czy z prawej strony. Powinien zawierać nazwę firmy, adres, numery telefonów, faksów, adres strony internetowej, adres e-mail, logo i (lub) slogan reklamowy.