Najważniejsza zasada organizacji pracy — konsoliduj.

Jeśli kiedykolwiek się przeprowadzałeś, zdajesz sobie sprawę z faktu jak wiele rzeczy posiadasz — i że jest ich o wiele za dużo. Szacuje się, że przez większość czasu (około 80 procent) używamy jedynie około 20 procent tego co posiadamy.

Dlaczego więc trzymamy te niewykorzystywane 80 procent? To proste — ponieważ myślimy, że może kiedyś będziemy tego potrzebować. Podobnie jest w życiu zawodowym: pozbywanie się informacji może być trudne, gdyż nie wiemy jak przydatne mogą się one okazać w przyszłości. Dlatego też mamy tendencję do trzymania wszystkiego. Jednak przechowywanie każdego fragmentu informacji z jakim się spotykamy utrudnia nam dostęp do danych, których naprawdę potrzebujemy. Dlatego więc jedną z głównych zasad organizowania jest konsolidowanie informacji, aby pozbyć się rzeczy niepotrzebnych i pogrupować dane, które chcemy zatrzymać.

Aby rozpocząć konsolidację, musisz oczyścić zasoby swoich danych — zarówno te na papierze, jak i dokumenty elektroniczne, materiały do czytania, wizytówki, e-maile — wszystko to czego nie potrzebujesz lub nie używasz. Ta czynność dla niektórych osób jest najtrudniejszą częścią organizowania biura. Może ona nawet powstrzymać cały proces porządkowania danych. Wielu ludzi obawia się zniszczyć informacje, które mogą się im lub ich znajomym później przydać. Nie pozwól, aby taka obawa stanęła ci na drodze porządkowania danych w biurze. Kluczem do przezwyciężenia tego problemu jest bliższe przyjrzenie się obawom i ocena czy są one uzasadnione.

W trakcie pracy nad eliminowaniem zbędnych informacji zastanów się, jak długo w przyszłości będziesz trzymał poszczególne rodzaje danych. Zacznij określać własne wytyczne dotyczące zachowywania dokumentów i użyj ich do utworzenia tabeli lub prostego arkusza kalkulacyjnego. W pierwszej kolumnie wypisz rodzaj danych/dokumentu, w drugiej — przypisz im długość czasu, na jaki, według ciebie, powinieneś je zachować. Zaglądaj do tego spisu i uaktualniaj go co roku, tak aby stanowił wygodny przewodnik użyteczny w przyszłości.

Chociaż określenie tego, co powinieneś zachować, a czego się pozbyć, może wydać się łatwe, z pewnością będziesz mieć wątpliwości. Sześć poniższych pytań pomoże ci ocenić czy informacja jest rzeczywiście potrzebna.

1.   Czy ta informacja ma związek z twoimi bieżącymi działaniami lub projektem, nad którym właśnie pracujesz?

2.   Czy jest to zapis z przeszłości, który może okazać się przydatny do przyszłych kontaktów lub projektów?

3.  Czy wykorzystujesz tę informację regularnie?

4.  Czy dana informacja jest wciąż aktualna?

5.  Jeśli naprawdę potrzebujesz tego zapisu, to czy masz pewność, że nie uzyskasz go w żaden inny łatwy sposób, na przykład od znajomego, z twojej skrzynki e-mailowej, z twardego dysku, z internetu?

6.  Czy przechowywania danych dokumentów wymaga prawo lub polityka twojej firmy?

Oprócz pozbywania się niepotrzebnych danych konsolidacja oznacza również zebranie i pogrupowanie danych, które zamierzasz zatrzymać. We wstępnej fazie organizowania dnia pracy pożądane jest uporządkowanie akt i dokumentów papierowych rozproszonych w twoim biurze. Najprościej jest rozpocząć tę czynność od przejrzenia i pogrupowania według rodzajów wszystkich informacji będących w formie papierowej. Oto przykładowe rodzaje danych, które powinieneś skonsolidować w ramach przygotowań do zorganizowania dnia pracy:

• informacje dotyczące działań i zadań, jakie masz do wykonania,
• notatki dotyczące rozmów telefonicznych i wiadomości z poczty głosowej,
• adresy, informacje kontaktowe i wizytówki,
• informacje do przeczytania,
• notatki ze spotkań,
• informacje, które powinny być wprowadzone do oprogramowania zarządzającego danymi,
• kartoteki,
• projekty.

Twoje dane mogą być obecnie zebrane w agendzie papierowej lub elektronicznej albo też rozproszone w notesach, na kolorowych karteczkach, podkładach biurkowych i tym podobnych. Powinieneś zebrać dane w oddzielne stosy, aby zacząć wprowadzać porządek w papierach. Kiedy już przejrzysz te stosy, poukładaj wszystko w oddzielne grupy dla każdej kategorii informacji, po czym włóż każdy stosik do osobnego skoroszytu, tak aby te wszystkie luźne papierki trzymać razem.

Przy omawianych czynnościach organizacyjnych najlepiej kieruj się własną wiedzą. Jeśli wahasz się rozpocząć cały proces i czujesz, że potrzebujesz więcej pomocy w tej kwestii, rozważ wynajęcie doradcy organizacyjnego. Przedyskutuje on z tobą twoje potrzeby dotyczące informacji oraz sposób wykorzystywania danych. Zada ci też szereg pytań, dzięki którym proces porządkowania będzie łatwiejszy do przeprowadzenia. Doradcy organizacyjni pomogą ci również dostosować system dokładnie do twoich osobistych potrzeb.

Teraz pora na większe wyzwanie — włącz komputer, bo zaczniemy porządkować bałagan w plikach na twardym dysku.

Najpierw musisz zdecydować, gdzie w pamięci komputera chciałbyś trzymać swoje dane. Nie martw się tym, gdzie przechowywać pliki programowe, gdyż są one zazwyczaj umieszczone w określonym miejscu na twardym dysku w specjalnie dla nich przeznaczonych folderach. Jeśli pracujesz w firmie wyposażonej w sieć komputerową, najprawdopodobniej dysponujesz przydzielonym ci folderem na pliki lub też określoną przestrzenią na wspólnym dysku serwera. Jest to dość bezpieczne miejsce do przechowywania twoich dokumentów, gdyż systemy serwera zazwyczaj archiwizują dane każdej nocy, tworząc kopie bezpieczeństwa. Niektóre osoby z kolei wolą trzymać dokumenty nie na serwerze, a na dysku własnego komputera, ponieważ uważają, że będą miały przez to łatwiejszy oraz pewniejszy do nich dostęp. Jeśli zdecydujesz się na taki wariant, pamiętaj o konieczności tworzenia regularnych kopii bezpieczeństwa.

Wzorując się na zarysie posiadanej struktury danych papierowych, stwórz taką samą strukturę na dysku twardym. System plików, który powstanie, prawdopodobnie będzie zawierał więcej podkategorii niż zarys, który stworzyłeś uprzednio. Zależne jest to od ilości danych, które obecnie posiadasz. Nim zaczniesz przeorganizowywanie danych, utwórz strukturę folderów, do których łatwo da się za pomocą myszy przeciągać poszczególne pliki.

Gdy zawartość danego folderu przekroczy 30 plików, powinieneś podzielić ją na podkategorie, tworząc podfoldery. Odnieś się do zarysu struktury oraz do układu podkategorii, który w jej ramach utworzyłeś, i na ich podstawie utwórz podfoldery. Gdy na przykład posiadasz folder o nazwie „Spotkania pracowników”, mieszczący ponad 50 dokumentów będących protokołami ze spotkań z ostatnich czterech lat, utwórz chronologiczne podfoldery mieszczące protokoły ze spotkań z kolejnych lat. Uprości to szukanie notatek ze spotkań z bieżącego roku i pozbywanie się starszych notatek.

Wybór zasad standardowego nazewnictwa w odniesieniu do własnego systemu przechowywania danych ułatwi nazywanie, archiwizację i odnajdywanie dokumentów elektronicznych. Niektóre kategorie akt papierowych zawsze są nazywane na podstawie standardowych zasad, na przykład akta personelu są oznaczone nazwiskami i imionami (czasami też numerami identyfikacyjnymi) pracowników. Tworzenie standardowych nazw twoich plików będzie podobne do wykorzystywania standardowych nazw w twoich aktach papierowych.

Dokumenty finansowe, które z natury są chronologiczne, zwykle wymagają standardowego nazewnictwa. Jeśli na przykład posiadasz folder o nazwie „Budżety”, to logiczne będzie utworzenie podfolderów z kolejnych lat. Nazywanie plików i folderów według lat byłoby w tym wypadku zasadą standardowego nazewnictwa dla wszystkich dokumentów przechowywanych w folderze „Budżety”. Poszczególne części składowe w nazwach oddzielone są od siebie za pomocą myślników, podkreślników lub spacji, zależnie od preferencji użytkownika.

Tworząc zasady standardowego nazewnictwa, ustal, jakie informacje powinny zawsze stanowić pierwszy człon nazwy, jakie drugi oraz następne. Czasami w standardowych zasadach nazewnictwa ostatnie człony nazw nie są określane, a ich wybór jest pozostawiony użytkownikowi i jest zależny od rodzaju dokumentu.

Jeśli nawet nie zastosujesz zasad standardowego nazewnictwa w odniesieniu do jakiegoś szczególnego folderu, to zawarte w nim dokumenty powinny mieć takie nazwy, aby były łatwe do zlokalizowania, a zawarte w nich dane — możliwe do zidentyfikowania bez otwierania pliku. Standardowo, czyli w większości katalogów, pliki są ułożone w porządku numerycznym lub alfabetycznym. Najlepiej jest oznaczać dokumenty elektroniczne słowami, które przychodzą ci na myśl jako pierwsze w chwili, gdy do nich sięgasz. Użycie spacji, myślników lub podkreślników pomiędzy wyrazami w nazwach plików pomoże szybciej je zidentyfikować. Porównajmy nazwę „Firma A Bob Smith zestawienie sprzedaży Październik 2000” z nazwą „firmaABobsprzedazPazdz2000”.

Unikaj używania w nazwach plików i folderów mało precyzyjnych wyrazów, takich jak ogólne, różne. Wyrazy te są na tyle niejasne, że w przyszłości mogłyby ci utrudnić rozpoznanie poszczególnych plików. Z tego samego powodu unikaj również nazywania plików tylko jednym słowem lub określeniem. Taki opis zawiera niedostateczną informację.

A teraz coś bardziej podręcznego, coś co pomoże ci na bieżąco sprawdzać, zmieniać i zarządzać twoimi obowiązkami w ciągu dnia i tygodnia — planer papierowy. Tak właśnie, nie elektroniczny, a papierowy.

Planery papierowe występują one w wielu rozmiarach, formatach i stylach. Większość jest zaprojektowana w formie skoroszytu, aby możliwe było wyjmowanie i przekładanie kartek. Ułatwia to dostosowanie narzędzia do własnych potrzeb. Kartki planera także występują w różnych stylach i formatach, możesz więc wybrać układ w jakim chcesz przeglądać kalendarz, codzienne spotkania, dane kontaktowe itd. Wielkość planera również ma znaczenie, tu także dostępnych jest wiele opcji. Rozmiar, kolor, układ stron oraz użyte w nim materiały wpłyną na jego funkcjonalność oraz zdecydują o tym jak chętnie będziesz z niego korzystał.

Zanim dokonasz zakupu planera, skoroszytu czy notesu, odpowiedz na następujące pytania:

·         Jakiego typu informacje będziesz zapisywał w planerze i czy ten format jest do tego celu odpowiedni?

·         Czy ma on wystarczającą ilość miejsca do zapisywania informacji, które chciałbyś utrwalać?

·         Czy będziesz używał tego rodzaju planera?

·         Czy będziesz nosił go ze sobą?

·         Czy styl organizera jest odpowiedni, aby go zabierać na spotkania biznesowe?

Określenie rozmiaru

Wybierając planer, najpierw rozważ kwestię jego wielkości. Aby planer był skutecznym narzędziem zarządzania czasem, musisz nosić go przy sobie, także poza biurem, a także zabierać na spotkania. Dlatego ważne jest, by jego rozmiar i waga były odpowiednie do noszenia go w teczce czy torbie. Zbyt duży planer może zniechęcać do noszenia go ze sobą, co ograniczy jego efektywne wykorzystanie. W za małym będzie ci trudno zapisywać i odczytywać informacje. Jednym z głównych powodów rezygnacji z używania planerów jest ich niewłaściwy rozmiar. Dobrze się więc zastanów nad wielkością narzędzia, które ma ci ułatwiać pracę.

Możesz znaleźć wiele różnych formatów, jednak poniższe trzy warianty są standardowymi rozmiarami planerów papierowych:

·         Biurkowy — duży rozmiar, wynoszący około 22x30 cm, odpowiadający wielkości formatu A4. Odpowiedni dla osób wiele notujących. Zapewnia wystarczająco dużo miejsca na obszerne notatki dotyczące obowiązków, spotkań oraz innych wydarzeń. Ze względu na jego rozmiar możesz bez problemu dołączać do niego korespondencję, karteczki z przypomnieniami oraz inne luźne kartki za pomocą zwykłego zszywacza. Przydatne jest to szczególnie do zabezpieczenia osobnych kartek potrzebnych na spotkaniach, zebraniach i tak dalej. Ponieważ organizery tego formatu są stosunkowo duże i ciężkie, przydadzą się tylko tym osobom, które muszą rejestrować wiele informacji oraz regularnie bywają poza biurem, bez dostępu do komputera.

·         Klasyczny — średni rozmiar planera, wynoszący zwykle około 15x22 cm, podobny do rozmiaru typowego notesu A5. Organizer tej wielkości łatwo mieści się w neseserze czy torbie, jest również wystarczająco duży, by pomieścić sporo codziennych notatek. Możesz wkładać do niego złożone na pół kartki wielkości A4. Jeśli chcesz zabezpieczyć je przed wypadnięciem, możesz użyć dziurkacza, lecz upewnij się, że rozstaw dziurek będzie odpowiadał rozmieszczeniu uchwytów twojego organizera. Planery tej wielkości są najlepsze dla osób zapisujących w nich wszystkie swe codzienne informacje i nieużywających programów komputerowych do zarządzania czasem. Przydatne są one również dla tych, którzy mają zwyczaj zapisywania w kalendarzu notatek i numerów telefonów.

·         Kieszonkowy — mały rozmiar, wynoszący około 12 na 16 cm. Łatwo mieści się w torebce czy kieszeni. Przydaje się w sytuacjach, gdy potrzebujesz lekkiego, łatwego do zabrania notatnika, w którym nie zapisujesz wielu terminów czy bieżących notatek. Rozmiar ten nie jest dobrym rozwiązaniem, gdy twój dzień składa się z wielu spotkań, a ty chciałbyś notować ich przebieg. Nie nadaje się on również do przechowywania licznych luźnych kartek i dokumentów. Planery tej wielkości są przydatne jedynie wtedy, gdy potrzebujesz podstawowego kalendarza, listy zadań i książki adresowej.

W większości organizerów możesz zastosować kartki, które będą odpowiadały twoim potrzebom. Do notatników z wyjmowanymi kartkami przeważnie są dołączone wkłady z kartkami kalendarza, kartkami książki adresowej i kartkami przeznaczonymi na notatki. Większość wkładów do planerów zawiera dodatkowo kartki informacyjne z takimi danymi, jak układ stref czasowych, mapy, telefoniczne numery kierunkowe itd.

Ludzie często kupują wkłady do organizerów, nie zastanawiając się, czy będą one przydatne. Zanim dokupisz nowe kartki, upewnij się, że potrzebne ci jest dodatkowe miejsce na ten rodzaj informacji, który one oferują. Przykładowo, jeśli zbierasz swoje kontakty w wizytowniku biurkowym lub rejestrujesz je w palmtopie, to raczej nie potrzebujesz stron książki adresowej w organizerze papierowym. Jeśli jednak zdecydujesz, że wolisz mieć dane kontaktowe w planerze papierowym, to powinieneś zaopatrzyć go w kartki adresowe i tam przepisać posiadane informacje.

Charakter pisma również określa, jaki rodzaj notatnika będzie bardziej funkcjonalny. Jeśli piszesz dużymi literami oraz lubisz mieć do tego dużo miejsca, to powinieneś kupić kartki z dużą ilością wolnego miejsca przeznaczonego na zapiski. Jeśli nie notujesz wielu bieżących spraw, a twoje pismo jest drobne, to prawdopodobnie wystarczy ci niewiele miejsca na notatki.

W większości planerów kalendarz występuje w układzie takim, że dzień, tydzień lub miesiąc mieszczą się na jednej lub dwóch stronach. Osoby, które zwykle mają wiele ustalonych terminów w ciągu dnia oraz robią dużo bieżących notatek, częściej używają układu, w którym na stronie mieści się jeden dzień. Format, gdzie jeden dzień rozplanowany jest na dwóch stronach, jest wygodny do utrwalania wszystkich informacji z danego dnia w jednym miejscu. Można na przykład na stronie prawej odnotowywać terminy i zadania, a lewą zarezerwować do zapisywania wiadomości telefonicznych, notatek ze spotkań oraz wszystkich pozostałych informacji z danego dnia. Układ, w którym jeden dzień mieści się na jednej stronie podzielonej na dwie kolumny, zapewnia przestrzeń do prowadzenia zapisków. Korzystanie z takiego układu strony eliminuje potrzebę rejestrowania informacji w kołonotatnikach, notesach, na przyklejanych karteczkach czy skrawkach papieru.

Jeśli nie miewasz wielu spotkań i zadań terminowych (raz, może dwa dziennie) oraz chciałbyś widzieć tydzień w całości, to powinieneś korzystać z kartek, na których tydzień przedstawiony jest na jednej lub dwóch stronach. Da ci to wystarczającą ilość miejsca do zapisywania terminów i zadań, przy czym kalendarz nie będzie sprawiał wrażenia nadmiernie zapisanego.

Jeśli nie miewasz wielu terminów spotkań, to może będziesz potrzebował tylko kalendarza z widokiem miesiąca na dwóch stronach. Jeżeli zdecydujesz się używać jedynie widoku miesięcznego, to kup kartki o formacie A5 lub większym. Ten rozmiar zapewni ci miejsce do zapisywania terminów oraz prowadzenia ograniczonych notatek. Jeśli twoje potrzeby spełni jedynie papierowy kalendarz miesięczny, to mały rozmiar będzie dla ciebie wystarczający.

Jeśli chcesz, aby twój organizer papierowy stanowił główne miejsce gromadzenia danych kontaktowych, to powinieneś nabyć kartki książki adresowej, w której wielkość miejsc przeznaczonych na jeden kontakt wynosi około 5 centymetrów, tak aby pomieścić wszystkie informacje dotyczące danej osoby. Kup też plastikowe strony do umieszczania w nich wizytówek i wstaw po jednej z nich między zakładkami alfabetycznymi. W ten sposób, gdy otrzymasz jakąś wizytówkę, włożysz ją od razu do książki adresowej. Jeśli twoim głównym miejscem przechowywania informacji kontaktowych jest biurkowy wizytownik, to w planerze będziesz potrzebować jedynie prostych kartek teleadresowych do zapisywania najczęściej używanych kontaktów.

Kartki do prowadzenia notatek mogą być czyste lub w linie, rzadziej w kratkę. Istnieją też specjalne wzory do zapisywania określonych informacji takich jak przebieg spotkań, projekty, urodziny, listy zadań, notatki z rozmów i wiadomości telefonicznych oraz założone cele. Możesz użyć do tego kartek z wydrukowanymi już kategoriami danych lub na czystych kartkach stworzyć własną listę rodzajów informacji, które będziesz zapisywał. Większość wkładów ze stronami na notatki jest podzielona zakładkami, które możesz wykorzystać do pogrupowania i zorganizowania swych zapisków. Podział notatek na grupy pomoże ci łatwiej rejestrować i odnajdywać informacje. Oto najpopularniejsze z grup:

·         Projekty — utwórz w miejscu na notatki oddzielną część dla każdego z głównych projektów, nad którym pracujesz. Możesz umieszczać tu ważne informacje, takie jak kalendarz projektu czyjego przebieg w czasie oraz notatki ze spotkań dotyczących danego projektu.

·         Spotkania — utwórz część przeznaczoną dla każdego rodzaju spotkań. Do tego rodzaju notatek najlepiej używać niezadrukowanych kartek w linie.

·         Klienci — dla każdego z klientów wydziel oddzielną część, gdzie będziesz zapisywał wszystkie przeprowadzone z nim rozmowy telefoniczne, związane z nim zadania oraz notatki ze spotkań. Sposób ten zapewni ci łatwo dostępną historię kontaktów z klientami. Jeśli posiadasz wielu klientów, możesz pogrupować odpowiadające im części notatek według regionu lub ułożyć w porządku alfabetycznym.

·         Działy i współpracownicy — jeśli uczestniczysz w projektach wraz z innymi pracownikami z twojej firmy, możesz utworzyć kategorie notatek dla każdego z nich, aby rejestrować postęp danych projektów czy działań. Zapisuj działania każdej z osób lub działów oraz przebieg spotkań z nimi. Informacje te przydadzą ci się, gdy będziesz potrzebował odnieść się do działań danego współpracownika lub działu firmy.

·         Odniesienia — przeznacz część notatek dla różnego rodzaju źródeł informacji, które mogą okazać się przydatne, takich jak wykresy, listy telefonów, kalendarze grupowe, mapy, informacje podróżne, adresy stron internetowych itd.

Więcej informacji o zarządzaniu obowiązkami w ciągu dnia pracy (m.in. o zarządzaniu spotkaniami, właściwym postępowaniu z mailami i korzystaniu z planerów elektronicznych) znajdziesz w książce „Zorganizuj się! Jak usprawnić pracę w biurze” Karen J. McCorry (Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.gwp.pl — wpisz w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.