Proces ten powinien stać się nawykiem. Podjęcie innych koniecznych działań zależy od tego, jaki charakter ma twoja praca i jak wygląda twój dzień pracy. Gdy w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, zastanów się nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóż i wpisz do planu podczas najbliższego przeglądu. Bardzo użyteczne są, moim zdaniem, żółte karteczki do przyklejania. Nie wiem, jak sobie radziliśmy, zanim się pojawiły. Można ich użyć do zrobienia krótkiej notatki i przykleić do planu, a dopiero później wprowadzić daną informację na stałe.
Powyższy proces przeglądania planu i wprowadzania zapisów to fundament efektywnego zarządzania czasem. Rozmaite systemy zarządzania czasem proponują szczegółowe układy zapisu, podziały, nagłówki itd. Taki system może okazać się pomocny, jednak prosty, samodzielnie wypracowany system również powinien się doskonale sprawdzić. Wydzielenie gotowych rubryk czy zastosowanie drugiego koloru mogą usprawnić pracę z planem. Jeśli będziesz sumiennie dokonywał wpisów i skrupulatnie przeglądał plan, zapanujesz nad sytuacją i na pewno o niczym nie zapomnisz.
Podziel zadania na grupy
Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a więc nieczytelna i nieużyteczna. Jedynym sposobem jest zastosowanie podziału zadań na grupy. Dzielenie zadań na kategorie jest najważniejszą zasadą efektywnego zarządzania czasem. I w tym przypadku różne systemy proponują własne metodologie podziału. Jedynym kryterium wyboru powinna być twoja wygoda. Uważam, że istotniejsza od szczegółowej konfiguracji systemu jest po prostu liczba kategorii. Trzy lub cztery to idealna liczba, z którą łatwo będzie pracować. Nie jest też szczególnie ważne, jak nazwiesz te kategorie. Mogą to być na przykład następujące kategorie:
- Priorytet
- Ważne
- Na teraz
- Potrzeba więcej informacji
- Do przeczytania
To tylko propozycje, niektórzy nazywają swoje kategorie po prostu A, B i C. Potrzebne będą ci również inne kategorie, jak: Do akt, Telefon, Do napisania, Do podyktowania. W zależności od rodzaju pracy i stanowiska mogą przydać się również inne kategorie, na przykład PROPOZYCJE, NOTOWANIA, nazwy produktów, działów czy systemów. Zastosowanie tych kategorii wiąże się oczywiście z papierkową robotą. Na tym etapie istotna jest odpowiedź na pytanie, ile kategorii i o jakich nazwach będzie ci odpowiadać, a także dbałość o zgodność systemu ze sposobem, w jaki zorganizowane jest miejsce pracy (biurko). Liczba kategorii może na przykład odpowiadać liczbie segregatorów, a oznaczenia kategorii oznaczeniom na dokumentach (nawiasem mówiąc, lepiej unikać stosowania kolorowych oznaczeń w pracy całego biura ze względu na dużą liczbę osób nierozróżniających kolorów). Zajmijmy się teraz jedną z potencjalnych kategorii, która łączy się z codziennym korzystaniem z kalendarza, czyli SPOTKANIAMI.
Efektywnie korzystaj z kalendarza
Dobry i czytelny kalendarz jest po prostu niezbędny. Wiele formalnych systemów łączy tradycyjny kalendarz z wyszukaną wersją listy zadań do wykonania. Z całą pewnością doskonale sprawdza się umieszczenie w tym samym miejscu listy spotkań oraz listy zadań do wykonania. Dzięki temu jedno spojrzenie wystarczy, by poznać kompletny obraz dnia pracy.
W wielu biurach dochodzi do nieporozumień dotyczących tego, który kalendarz jest najważniejszy. Jeden kalendarz ma sekretarka na biurku, drugi menedżer nosi w kieszeni, a do tego dochodzi jeszcze kalendarz ścienny i kalendarz w komputerze. Należy to wyjaśnić i jeśli zachodzi taka potrzeba, zorganizować regularną wymianę informacji między menedżerem a sekretarką. Niezbędna jest dobra komunikacja między nimi i jasny podział kompetencji. Pamiętajmy, że nawet drobiazgi wpływają na efektywność pracy.
- Kalendarz powinien być szczegółowy, a zawarte w nim informacje jasne. Zapis „R.B. lunch” mówi niewiele, nie znamy miejsca, godziny rozpoczęcia i planowanej długości spotkania, a także możliwości kontaktu w czasie nieobecności w biurze, a przede wszystkim nie wiadomo, czy za trzy tygodnie będziesz pamiętał, kogo oznaczają inicjały R.B. Spotkałem się kiedyś w czyimś kalendarzu z zapisem „Oxford”, który dotyczył dwóch dni. Osoba ta wyjechała, najpewniej zatrzymała się w hotelu, a rodzinie przekazała, by kontaktować się z nią przez biuro. Dziecku tej osoby przydarzył się wypadek samochodowy, ale informacja ta dotarła do ojca dopiero po dwóch dniach. To doskonały przykład niejasnego zapisu w kalendarzu.
- Ponadto kalendarz powinien być wypełniany ołówkiem, aby możliwe były poprawki bez stwarzania nieczytelnego bałaganu, jak również powinien pokazywać, ile czasu przeznaczono na każde zadanie (ułatwi to podejmowanie decyzji o dodatkowych przedsięwzięciach). Bardzo użyteczne są również planery zawarte w niektórych kalendarzach. Ja na pewno nie dałbym sobie rady bez planera, podobnie jak każdy, kto pracuje w sposób, który wymaga jasnego obrazu przyszłego okresu oraz powiązań między poszczególnymi zadaniami. Najistotniejszą różnicą między zwykłym kalendarzem a systemem zarządzania czasem jest to, że ten drugi zawiera nie tylko informacje o spotkaniach, ale obejmuje (prawie) cały czas pracy i jest przez to dużo użyteczniejszy. Uwzględnia zadania do wykonania, dokładny czas przeznaczony na wykonanie konkretnych projektów oraz czas na myślenie, tak by planowanie i kreatywne myślenie nie odbywało się, jak to często bywa, jedynie w przerwach między spotkaniami. Jeśli w systemie zarządzania czasem uwzględnisz również czas na nieoczekiwane zadania i sprawy pojawiające się na bieżąco i nie zapomnisz o przeglądaniu planu pracy, będziesz lepiej zorganizowany i lepiej ocenisz postępy prac oraz szanse na ukończenie zadań i dotrzymanie terminów.
