Kiedyś wszystkie spotkania miały charakter bezpośredni. Dzisiejsza technologia oferuje wiele innych możliwości. Przyjrzyjmy się bliżej zarówno dostępnej technologii, jak i logistyce, o której trzeba pamiętać, planując spotkanie.
Spotkania bezpośrednie a e-spotkania
Spotkania w sieci wykorzystują systemy groupware – oprogramowanie do współpracy, które pozwala na wymianę informacji między członkami grupy pracującej nad wspólnym zadaniem. Groupware może być kombinacją oprogramowania do współpracy lub intranetu, elektroniki i systemów poczty głosowej, elektronicznych systemów spotkań, systemów telefonicznych, wideo, biuletynów zarządu publikowanych w sieci, oprogramowania do zarządzania dokumentami i narzędzi umożliwiających nanoszenie na obraz rysunków i adnotacji (annotation system).
Podstawowe zalety: Najogólniej mówiąc, spotkania w sieci są skuteczne w sytuacji, gdy uczestnicy są rozproszeni pod różnymi szerokościami geograficznymi. Pozwalają także na szybkie uzyskanie informacji zwrotnej, ponieważ pomysły i działania są zapisywane i dystrybuowane elektronicznie.
Podstawowe wady: Spotkaniom w sieci brakuje pozawerbalnych reakcji, typowych dla spotkań bezpośrednich; nie są zbyt skuteczne w wypracowywaniu relacji i kontaktów grupowych. Mogą także być przyczyną kłopotów technicznych lub awarii. Bardzo często udane spotkania elektroniczne są zasługą uczestników, którzy wcześniej spędzili razem czas.
Inne uwagi: (1) zasoby: zastanów się, jakimi materiałami dysponujesz i które są dostępne dla uczestników, (2) oczekiwania grupy: niektórym uczestnikom spotkania w sieci mogą się wydać zbyt powierzchowne, zbyt efekciarskie lub zbyt innowacyjne. Z kolei dla innych brak odwołania do najnowszych technologii będzie postrzegany jako przejaw braku profesjonalizmu.
Mając to na uwadze, zastanów się nad wadami i zaletami każdej z sześciu przedstawionych poniżej opcji.
Kiedy organizować spotkanie bezpośrednie?
Zalety: Wybierz spotkanie bezpośrednie, gdy: (1) wyciągasz wnioski na podstawie zachowań pozawerbalnych – języka ciała, intonacji, bliskości, kontaktu bezpośredniego, (2) tematy spotkania są szczególnie delikatne, (3) ludzie nie znają się, (4) kwestią kluczową jest ustalenie relacji i związków interpersonalnych w grupie.
Wady: W porównaniu z wideokonferencjami spotkania bezpośrednie: (1) nie dają możliwości jednoczesnego uczestnictwa osób znajdujących się w różnych miejscach, (2) wymagają sporządzenia stosownego protokołu, co może opóźnić realizację ustalonych działań. W porównaniu ze spotkaniami w sieci spotkania bezpośrednie mogą zostać zdominowane przez nadmierne gadulstwo, zbyt szybkie reakcje czy obecność osób z kierownictwa; mogą też wymagać pokrycia kosztów podróży i zaangażowania nadmiernej ilości czasu.
Kiedy organizować wideokonferencję?
Wideokonferencje, po zainstalowaniu małych kamer, mogą być transmitowane na dużym ekranie w specjalnym pomieszczeniu konferencyjnym lub na ekranach telewizorów znajdujących się w kilku pomieszczeniach bądź na laptopach uczestników spotkania. Uczestnicy wideokonferencji widzą i słyszą się wzajemnie, dodatkowo mogą przeglądać dokumenty za pośrednictwem kamer dokumentacyjnych i zapoznawać się z uwagami zapisanymi na „żywych tablicach”.
Zalety: Zdecyduj się na organizowanie wideokonferencji, gdy: (1) uczestnicy są w różnych miejscach, a zależy ci na jednoczesnym kontakcie ze wszystkimi osobami, (2) chcesz zaoszczędzić na kosztach i na czasie podróży, (3) zamierzasz zarejestrować przebieg spotkania z myślą o przyszłości lub dalszej dystrybucji, (4) zależy ci na tym, by uczestnicy widzieli się wzajemnie, a nie tylko słyszeli czy śledzili przebieg na ekranach komputerów.
Wady: Zrezygnuj z organizowania wideokonferencji, gdy: (1) chcesz ustalić wzajemne relacje między uczestnikami, wideokonferencje okazują się mniej skuteczne od spotkań bezpośrednich, (2) nie ma potrzeby poczucie bliskości i kontaktu interpersonalnego; (3) mniej osób bierze udział w dyskusji i wypowiedzi są dłuższe niż w czasie spotkań bezpośrednich, wreszcie (4) mogą one zajmować wiele czasu i być kosztowne.
Kiedy korzystać z EMS?
W systemie spotkań w sieci (EMS – Electronic Meeting Support – Elektroniczny System Wsparcia Spotkania) uczestnicy piszą do siebie na oddzielnych komputerach. EMS ma charakter mediacyjny (wykorzystuje wypróbowane rozwiązania techniczne) i zazwyczaj synchroniczny (wszyscy biorą jednocześnie udział w dyskusji).
Zalety: Zdecyduj się na spotkanie w sieci, kiedy: (1) chcesz w krótkim czasie zebrać wiele pomysłów i propozycji alternatywnych rozwiązań; (2) dopuszczasz możliwość anonimowego udziału w spotkaniu, który może przynieść bardziej szczere odpowiedzi, wyrównać status uczestników,
(3) zależy ci na włączeniu maksymalnej liczby osób do dyskusji, ponieważ każdy może wypowiadać się jednocześnie, dzięki czemu nieśmiali uczestnicy chętniej zabierają głos, a gadatliwi mają mniejszą szansę na zdominowanie dyskusji, (4) chcesz otrzymać protokół natychmiast po zakończeniu spotkania.
Wady: spotkanie w sieci: (1) nie zastąpi spotkania bezpośredniego, zwłaszcza wtedy, gdy powstają grupy, a ty starasz się zbudować ich wzajemne zaufanie i więzi emocjonalne, (2) może pogorszyć dynamikę grupy i zmniejszyć zaufanie, a także prowadzić do powstania konfliktów, (3) może utrudniać wypracowanie porozumienia, ponieważ jest więcej pomysłów i mogą wystąpić trudności z oceną znaczenia wkładu innych członków do proponowanych rozwiązań,
(4) może pochłonąć sporo czasu na przygotowania.
Kiedy kontaktować się przez e-mail?
Poczta elektroniczna tym różni się od EMS, że nie ma charakteru mediacyjnego (wiadomość jest przekazywana bezpośrednio na komputer innego uczestnika) i jest asynchroniczna (ludzie odpowiadają, kiedy jest im wygodnie).
Zalety: W swoim najlepszym wydaniu spotkania e-mailowe mogą: (1) zwiększyć udział uczestników, ponieważ każdy odpowiada zgodnie ze swoimi możliwościami i nie jest potrzebne tworzenie harmonogramów, (2) przyśpieszać podsumowanie ze względu na szybkość przepływu informacji w sieci, (3) ograniczać czas przekazywania dokumentów, (4) umożliwić przeprowadzenie szybkiej dyskusji i rozwiązanie wielu mało istotnych lub niejasnych kwestii czy problemów, (5) ułatwiać komunikację dzięki potocznemu stylowi pisania oraz (6) usprawnić komunikację na różnych szczeblach hierarchii.
Wady: W swoim złym wydaniu spotkania e-mailowe mogą: (1) ograniczać interakcje między uczestnikami, (2) swoją treścią przedstawiać zachowania pozbawione zahamowań lub nieodpowiedzialne, w najgorszym wypadku destrukcyjne, uznawane za obraźliwe, (3) być zbyt swobodne, (4) zawierać błędy gramatyczne i, co ważniejsze, mogą być pozbawione, z punktu widzenia czytelników, logicznej struktury w postaci nagłówków i akapitów, (5) skutkować spóźnioną odpowiedzią lub brakiem odpowiedzi albo (6) utrudniać synchronizację z innymi spotkaniami.
Kiedy wykorzystywać przekaz TV i technologie internetowe?
Zalety: Przekazywanie informacji wielu odbiorcom znajdującym się w różnych miejscach.
Wady: Zazwyczaj wideo jest jednostronne, audio zaś bywa dwustronne.
Kiedy korzystać z telefonicznych połączeń konferencyjnych?
Zalety: Analogiczne do wideokonferencji. Ponadto połączenia konferencyjne pozwalają na szybszą odpowiedź, niewymagającą czasochłonnych ustawień sprzętu, a także wykorzystują urządzenia ogólnie dostępne, co nie jest regułą w przypadku EMS i wideokonferencji; z tego względu są uważane za skuteczne w sytuacjach, w których wygłaszane opinie są wystarczającą reakcją.
Wady: Podobne jak w przypadku wideokonferencji: brak komunikacji pozawerbalnej utrudnia interaktywność; nie wiadomo, kto będzie kolejno zabierał głos. Ponadto brak tekstu czy ilustracji utrudnia przekazanie wielu szczegółowych informacji.
Więcej informacji i konkretnych wskazówek znajdziesz w przewodniku biznesowym „Organizacja spotkań” (Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009). Autorzy książki, M. Munter i M. Netzley, udzielają praktycznych rad dotyczących organizowania konstruktywnych i ciekawych spotkań. Przykłady oraz gotowe do wykorzystania techniki przedstawiono w zwięzły i przystępny sposób. Publikacja jest dostępna w wielu księgarniach internetowych m.in. w www.profinfo.pl.
***
Więcej informacji:
Seria: Przewodniki biznesowe
ISBN: 978-83-7601-513-2
Oprawa: oprawa miękka, Format: A5, s. 110
Dział: BIZNES
Tematyka: spotkania biznesowe
Cena: 39 zł
